Bedrijfsinstellingen

voor beheerders met een Business Account

Gebruikers met een Business Account kunnen één collega benoemen tot beheerder. Deze beheerder krijgt toegang tot het admin panel, waarin hij of zij diverse bedrijfsinstellingen kan beheren. Hieronder een uitgebreide uitleg van alle admin-functies.

Admin panel voor beheerders

In het admin panel beheer je de bedrijfsinstellingen, de teamaccounts en het bedrijfsabonnement. Alleen de beheerder van het bedrijf heeft hiertoe toegang. Standaard is dat de eerste persoon die zich namens het bedrijf heeft geregistreerd, maar meerdere personen kunnen adminrechten krijgen.

Dit houdt in een notendop in dat jij:

  • De (reguliere en geavanceerde) instellingen voor de messenger voor het gehele bedrijf kunt configureren;
  • De gebruikers gekoppeld aan jouw bedrijf kunt inzien en beheren;
  • De frequentie van e-mailmeldingen kunt instellen;
  • Een kleurenthema kunt instellen voor jouw bedrijf.

Als je admin bent, vind je de bedrijfsinstellingen via de desktopversies Safebay (webversie op desktopapp) rechts bovenin. Klik het menu open en kies voor ‘Bedrijfsinstellingen’. Vervolgens kom je op een pagina met verschillende tabs. We zullen iedere tab hieronder apart behandelen.

Account

Hier vind je instellingen zoals de bedrijfsgegevens, de toegankelijkheid van je collega’s, de disclaimer en de default taal. Onder ‘Account’ vind je een aantal algemene instellingen en data.

Gebruik
Via de knop ‘Bekijk gebruik’ krijg je een simpel overzicht van het aantal actieve gebruikers, het aantal tot op heden verzonden berichten en hoeveel opslagruimte er verbruikt is. De data die je hier ziet is van de afgelopen 30 dagen.

Bedrijfsnaam
De volgende instelling in de categorie ‘Account’ is de bedrijfsnaam. Dit is hoe het bedrijf links bovenin (zowel op desktops als op mobiele telefoons) wordt weergegeven.

Toegankelijkheid
Onder ‘Toegankelijkheid in de messenger’ vind je een dropdown menu, waarmee je kunt instellen hoe ‘openbaar’ je bedrijf is via Safebay. In principe kan iedere gebruiker uitgenodigd worden door andere gebruikers, ook gebruikers behorend tot andere organisaties. Afhankelijk van hoe je Safebay wilt inzetten kun je een keuze maken voor een van twee opties: dat medewerkers door iedereen gecontacteerd kunnen worden of alleen door collega’s.

Bedrijfsgegevens
Tijdens de registratie van de eerste persoon van een organisatie, wordt er gevraagd om bedrijfsgegevens. Deze gegevens zijn terug te vinden en desgewenst aan te passen in het admin panel, in de ‘Account’ tab.

Contactgegevens
Onder ‘Contactgegevens’ kan de organisatie een vast intern aanspreekpunt voor communicatie over Safebay invoeren. Alle admins kunnen dan de gegevens van deze persoon inzien.

Disclaimer van het bedrijf
Wat je hier invult komt bovenin iedere bedrijfsconversatie te staan als disclaimer. Denk aan informatie m.b.t. aansprakelijkheid.

Login domein
Normaliter worden nieuwe gebruikers aangemaakt op basis van een bedrijfsmailadres. Aan de hand van de domeinnaam van dit mailadres worden gebruikers gekoppeld aan een bedrijf. Als niet ieder teamlid zijn eigen officiële bedrijfsmailadres heeft, kunnen deze teamleden alsnog gebruik maken van de bedrijfsmessenger door middel van het ‘login domein’.

Het login domein zal meestal gewoonweg de bedrijfsnaam zijn – wanneer je dan een nieuwe gebruiker aanmaakt zonder e-mailadres, zal deze om in te loggen het volgende als gebruikersnaam invoeren: ‘logindomein\gebruikersnaam’.

Standaard taal
Safebay is beschikbaar in het Nederlands en in het Engels. Dit is per account naar wens in te stellen, maar wanneer je nieuwe gebruikers toevoegt aan je bedrijfsaccount moet er natuurlijk een taal gekozen worden die alle nieuwe gebruikers aanvankelijk zien. Let wel: op mobiele apparaten wordt de keuze automatisch bepaald aan de hand van de systeemtaal van het mobiele apparaat.

Bedrijfsdomeinnamen
Stel, je organisatie gebruikt meerdere domeinnamen voor de bedrijfse-mailadressen – je wilt dan alsnog dat al je collega’s onder hetzelfde bedrijfsaccount vallen. Dat kan door alle in gebruik zijnde bedrijfsdomeinnamen toe te voegen onder ‘bedrijfsdomeinnamen’. Als je slechts één domeinnaam gebruikt (diegene waarmee je geregistreerd bent) kun je dit onderdeel dus negeren.

Organisatie aliassen
Tijdens het registratieproces suggereert ons systeem reeds actieve organisaties aan nieuwe gebruikers. Als je organisatie bekend staat onder meerdere namen, kun je deze namen toevoegen als aliassen om er zeker van te zijn dat je collega’s je organisatie gemakkelijk kunnen vinden.

Gebruikers

Hier kun je gebruikers aanmaken, importeren, adminrechten geven of ontnemen en (de)activeren. Het is het beste om pas gebruikers uit te nodigen nadat je de rest van de bedrijfsinstellingen naar wens hebt ingesteld. Als dat gedaan is kun je je collega’s toevoegen aan Safebay. Ga hiervoor naar de ‘Gebruikers’ tab. Je ziet hier drie opties:

Gedeelde accounts
Onder deze knop zie je de gedeelde accounts. Gedeelde accounts kunnen gebruikt worden voor bijvoorbeeld een serviceafdeling waarbij meerdere personen onder hetzelfde account kunnen chatten. Het voert te ver om deze functie hier toe te lichten. Als u gebruikt wilt maken van deze functie, kunt u het beste contact opnemen met onze Servicesdesk.

Nieuwe gebruikers
Deze functie is handig voor het toevoegen van een klein aantal gebruikers, bijvoorbeeld als er een nieuwe collega in dienst komt. Vul het formulier in en de nieuwe gebruiker zal een uitnodiging per e-mail krijgen. Zorg wel dat je zijn/haar werkmailadres gebruikt, met de bedrijfsdomeinnaam.

Door een wachtwoord in te stellen voor de gebruiker kun je zorgen dat dit wachtwoord aan de eisen van je organisatie voldoet. Het invoeren van een mobiel nummer kan gedaan worden als extra vorm van authenticatie – bij registratie wordt er dan ook een SMS-token aan de gebruiker gestuurd.

Gebruikers importeren
Deze functie kun je gebruiken om grotere groepen in één keer toe te voegen. Voor het importeren van gebruikers kun je een CSV-, XLS- of XLSX-bestand gebruiken.

Het is het handigst om bovenaan iedere kolom duidelijk te zetten wat voor data erin staat. Data die geïmporteerd kan worden is: e-mailadres (verplicht), voornaam (verplicht), achternaam, telefoonnummer en wachtwoord. Geïmporteerde gebruikers worden automatisch deel van je bedrijfsaccount, dus gebruik deze optie niet om externe contacten uit te nodigen.

Selecteer je bestand – je zult zien dat Safebay suggereert welk Safebay-veld correspondeert met welke kolom in je bestand. Controleer of dit klopt en pas het aan indien nodig. Je kunt ook kiezen om vanaf een lagere rij te beginnen met importeren (sluit zo in ieder geval de rij met kolomtitels uit). Klik vervolgens op ‘Importeer’.
Let op! Als je onder ‘Account’ een login domein hebt ingesteld, wordt het veld ‘E-mailadres’ optioneel. Je krijgt dan een extra veld erbij: ‘Gebruikersnaam’.

E-mailinstellingen

Afhankelijk van hoe intensief je e-mail wilt blijven gebruiken naast Safebay, kun je de frequentie van e-mailmeldingen naar wens instellen. Je kunt dit apart instellen voor iedere soort activiteit in Safebay, al zijn er enkele e-mails die niet uitgeschakeld kunnen worden (vanwege de flow van het registratieproces, bijvoorbeeld). De e-mailmeldingen staan standaard aan.

Daarnaast is het mogelijk om de inhoud van de systeem e-mails naar wens aan te passen. Klik hiervoor rechts naast de e-mail in kwestie op ‘Wijzig template’.Vervolgens kom je in een editorscherm waar je de templatetaal (standaard hetzelfde als de bedrijfstaal), het onderwerp van de mail en de titel (de koptekst in de mail zelf) kunt aanpassen. Daaronder zie je aanvankelijk een voorbeeld van hoe de mail er in de huidige staat uitziet – klik op ‘Editor’ om de tekst van de mail verder aan te passen. Klik vervolgens onderin op ‘Opslaan’.

Thema

Onder de thema-tab kun je de kleuren van Safebay naar wens aanpassen. Stel ze bijvoorbeeld zo in dat je app hebt in de kleuren van jouw organisatie. Dit is overigens alleen zichtbaar voor jouw collega’s.
Bovenin zie je drie voorbeelden van mogelijke thema’s – als je zelf weinig inspiratie hebt, zou je die kunnen uitproberen. Daaronder zie je de aanpasbare kleuren. De ‘achtergrondkleur’ is de ‘vaste’ kleur van het onderdeel, de ‘hover’ kleur is de kleur die een onderdeel heeft als je er met de muis overheen gaat en de ‘selecteer’ kleur is de kleur die een onderdeel krijgt wanneer je het geselecteerd hebt (bijvoorbeeld in het linker zij-menu). Helemaal onderin zie je de door jou gekozen kleuren in actie. Zo kun je terwijl je je kleuren kiest vast zien hoe e.e.a. eruit komt te zien.
Klik op ‘Verwijder thema’ om weer terug te keren naar de default kleurinstellingen van Safebay.

Geavanceerd

Via de geavanceerde instellingen kun je de gebruikerservaring van je organisatie verder customizen. Hier is o.a. in te stellen of de mobiele pin voor alle medewerkers verplicht is en of tweefactorauthenticatie verplicht is. Op de pagina zie je welke zaken er ingesteld kunnen worden.

Daarnaast is hier een knop ‘Applicaties’ en ‘Alarmservice’. De functionaliteit onder deze knop is alleen relevant wanneer er gebruikt gemaakt wordt van API’s of koppelingen met specifieke software. Indien je hier interesse in hebt kun je contact met ons opnemen.